各部门：
   为进一步规范会务管理工作，提高公共会议室的使用效率，从即日起学校开始实行会议预约管理，凡涉及公共会议室的使用，一律提前预约，并由党政办公室统筹安排，提前一周公布全校公共会议室的使用及会议安排情况，具体会议预约流程见附件，预约通知单请到校内网资源下载栏或校园网党政办公室网页下载专区下载。
   特此通知。

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                           2016年6月12日

附：会 议 预 约 流 程

   一、会议发起部门登陆校内网资源下载栏，下载“会议预约通知（签到）单”（以下简称“通知单”），按照示范格式，填写通知单的前六栏（填至应到会人员），注明填表时间，并将填写完成的通知单电子版发至党政办邮箱ltybgs@126.com，同时电话通知党政办相关工作人员；
  二、党政办根据各部门申请时间、地点及会议实际需求对会议室进行统筹安排，并与各部门进行沟通确认；
  三、会议发起部门按确认后的时间、地点通知、组织相关人员按时参会，会前完成签到工作，会后将纸制通知单（已完成签到）交至人事处备查；
  四、原则上各部门需提前一周填写通知单，向党政办预约会议时间及会议室，党政办在前一周的周五12：00停止预约，并于当日15：00前将下一周的会议安排发布至校内网通知公告栏；
  五、会议时间地点一经确定，请各部门不要随意改动，如确需改动，须及时向党政办报备，并通知相关参会人员；
  六、党政办统一安排的会议室有：综合楼608、609会议室，综合楼报告厅，二实训楼二楼会议室。